조선시대에 문서와 기록을 어떻게 인식을 하고 있고, 어떻게 생산·유통하며, 관리·보존하고 있었는가에 대한 체계를 조선왕조실록의 편찬과정을 통하여 살펴보았다. 문서는 흔히 古文書學에서 정의하는 대로, ‘甲과 乙 사이에 어떤 권리, 의무 등을 작동하기 위하여 만들어진 것’이다. 즉 문서는 現用 단계가 지나면 그 효력을 상실하고 半現用 단계를 거쳐, 非現用 단계 즉 역사적 자료로 넘어가게 된다.
조선시대에는 이러한 일반 문서들에 대해서 영구히 보존할 가치가 있다고 생각하지 않았다. 효력이 종료된 문서, 장부들은 ‘休紙’로서 再活用의 대상이 되었다. 영구히 보존할 가치가 있다고 평가되는 자료는 등록의 단계를 거쳐서 영구보존이 되든가, 다시 평가·선별을 거쳐서 폐기되어 ‘休紙’가 되었다. 기록물은 쓰여진 내용의 지속 또는 영속을 목적으로 정리한 것으로 장부나 등록, 일기, 더 나아가서는 실록도 넓은 의미에서는 기록물에 포함된다고 하겠다. 조선 왕조에서는 국왕과 왕실, 그리고 국가의 정통성에 관련되는 것들로서 영구히 보존할 가치가 있다고 평가되는 문서와 기록은 정서 또는 인쇄를 하고 또 호화로운 장정을 하여 사고에 영구히 보존하였다.
조선시대의 문서는 관직이나 토지, 노비 등의 권리와 의무의 수수 관계를 증명하는 문서들이 다수, 다양한 형태로 존재하였다. 한편 개인이나 기관이 어떠한 사실을 적어 두는 것을 기록 또는 기록물이라고 할 것이다. 특히 개인적인 메모나 일기 이외에 각 기관의 일기나 등록류는 동 기관의 과거의 사실에 대한 설명 책임(accountability)을 위하여 보존하는 것이라고 할 수 있다.
마지막으로 아카이브즈학의 관점에서 조선시대의 문서, 기록, 편찬물 등 여러 문헌의 위상을 생각해보았다. 실록의 편찬은 시정기와 승정원일기, 승문원의 문서 등 각 관청의 등록류가 중심이 되고 있는데, 이는 기록을 선별·축약하는 과정이라고 하여야 할 것이다. 문서를 옮겨 적는 것 즉 謄錄하는 행위는 바로 그 전 단계 즉 각 관청의 일기나 등록, 치부책의 단계에서 이루어진다고 볼 수 있고, 기록류 단계에서도 일차적으로 기사의 선별과 축약은 이루어진다. 또한 시정기는 사관들이 실록 편찬을 위한 기초 자료로서 아카이브즈학에서 말하는 중간보관고 역할을 한다고 할 것이다. 1차적으로 생산된 문서군 속에서 일정한 선별과 축약의 과정을 거쳐 기록류(일기, 등록 등)이 만들어지고, 이러한 기록류들 속에서 다시 선별과 축약의 과정을 거쳐 실록으로 완성된다. 그러므로 실록은 문서와 기록의 정수라고 할 수 있다.
This paper presents an exploration of how documents and records were perceived in the Joseon dynasty by examining the process of compiling the Joseon Wangjo Sillok. Documents, as defined in diplomatics, are records that have certain rights, obligations and so forth between two parts. As such, documents, after completing a phase of current usage, lose their validity, undergo a phase of semi-usage, and then enter a phase of non-usage, becoming "historical materials".
In the Joseon period, ordinary documents were not regarded as worth preserving permanently. Documents and account books, once their validity had expired, were disposed of as hyuji and recycled. However, materials worth preserving permanently were registered to be kept permanently, or were reevaluated and sorted out, and then disposed of, becoming hyuji. Records are materials arranged with the aim of continuing or perpetuating the recorded contents; they include account books, registers, diaries, and annals. Under the Joseon dynasty, documents and records that related to the king and the royal family were deemed worthy of permanent preservation and handwritten in the square style or printed, ornately decorated, and then permanently preserved in the Sago.
A number of documents in diverse formats existed to prove the give-and-take relationship for rights and obligations with regard to offices, land, and servants. Meanwhile, records or recorded materials contain individuals' or agencies' recording of certain facts. Notably, each agency's diaries and written records - other than individuals' memos and diaries - are thought to have been preserved for their accountability regarding past facts.
In this regard, this research presents a consideration of the hierarchy of the diverse types of literature including documents, records, and compiled materials made during the Joseon period. Since Sillok compilation was based on Sijeonggi, Seungjeongwon Ilgi, documents of the Seungmunwon, and the written records of each office, it was not an immediate process of registering documents, but a process of selecting and summarizing records. As such, the work of copying documents was conducted in the previous stage, namely, in the stage when each office was registering its daily event records, and also in the stage of recording documents, where the selecting and summarizing of articles are deemed to have been conducted. Also, the compilation of Sijeonggi involved the copying all of the records of each of the king's activities by the royal historians into each office's records for use as basic materials in compiling the Sillok; given such a practice, the Sijeonggi are deemed to have served as an intermediate storage method, as mentioned in archival science.
Out of the primarily produced documents, important documents are selected and summarized, and are transformed into records(diaries, written records, etc.); of these records, effective records are selected and summarized, and are written into Sillok. Thus, the Sillok is deemed to be the ace of all documents and records.